Assistant administratif et financier EURO NanoX

Environnement et contexte de travail :

L’INSA Toulouse a le statut juridique d’Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP). L’INSA Toulouse est une école d’ingénieur publique, pluridisciplinaires et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et accueillant plus de 3200 étudiants, employant près de 700 personnels, 800 vacataires sur un campus de 22 hectares, 38 bâtiments d’une surface supérieure à 115.000 m² SHON.

L’agent sera affecté à l’Ecole Universitaire de Recherche «Nanoscale Science & Engineering (NanoX) », projet financé par les Investissements d’Avenir d’une durée de 10 ans (2019-2028, https://nanox-toulouse.fr). Il devra présenter une double compétence :

- il sera chargé de la gestion des crédits et des dépenses du volet recherche de NanoX,

- il apportera un soutien administratif pour toutes les opérations liées à la vie et au fonctionnement du projet,

- il assistera la Direction de l’EUR dans la réalisation de l’ensemble des actions du projet.

La personne recrutée sera amenée à travailler sous l’autorité hiérarchique du directeur de la Graduate School et du responsable de NanoX.

Missions et activités du poste :

• Procéder aux opérations d’engagement (établissement des bons de commandes) et de liquidation (contrôle des commandes et des factures, suivi des règlements)
• Suivre les relations avec les fournisseurs et les prestataires
• Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables.
• Assurer le suivi du budget
• Assurer le suivi des structures d’organisation et de gouvernance de NanoX : Conseil Scientifique, Comité Exécutif, Scientific and Advisory Board... ; Organisation des rencontres de ces instances et de la réunion annuelle de la communauté scientifique de NanoX.
• Assister la direction pour le suivi des opérations de recherche, de formation, d'achat d'équipements et de valorisation de NanoX en liaison avec les responsables scientifiques et les gestionnaires ou services administratifs UT3, INSA, ENSIACET, CNRS et Université de Toulouse.
• Organiser les déplacements des personnels et des étudiants bénéficiant d’un soutien de NanoX (établissement des ordres de missions ; réservations et commandes des titres de transport, hébergement, accompagnement administratif des chercheurs invités NanoX)
• Participer activement à la justification du projet
• Rédaction et diffusion de la lettre d’information destinée aux membres des 6 laboratoires de NanoX et à tous les partenaires du volet formation, actualisation du site internet du projet

Type de contrat :

• Il s’agit d’un CDD de 12mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : le plus tôt possible.

• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des techniciens, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30 / Congés annuels 51 jours.

Informations complémentaires :

• Dispositif d’accompagnement, de formation, performant et motivant 
• Possibilité de télétravail avec équipement informatique complet fourni par l’établissement et indemnisation.
• Forfait mobilité durable (covoiturage et vélo) ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%.
• Remboursement partiel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé (montant forfaitaire mensuel 15 € brut).
• Possibilité de prendre ses repas auprès d’un des services de restauration de l’INSA.
• Parking réservé INSA.
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles, sportives.)

Profil recherché :

• De formation DUT, BTS ou équivalent (Assistant de Gestion PME-PMI, Comptabilité et Gestion des Organisations, Niveau : Bac +2)
• Une expérience validée dans le domaine de spécialité serait un atout supplémentaire.

Compétence et connaissances attendues :

Connaissances générales :

• Connaissance générale de la comptabilité générale et publique, de la réglementation financière et du fonctionnement des établissements publics
• Connaissance générale des techniques d’organisation
• Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
• Savoir planifier les activités et les échéances
• Être autonome dans la gestion des dossiers tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir hiérarchiser et mettre en forme les informations
• Avoir des capacités de communication, d’accueil
• Contact proactif avec les personnels des structures de recherche et de formation (CNRS, Université Paul Sabatier, INSA, INP, UT)

Compétences opérationnelles :

• Capacité à utiliser les outils informatiques et de gestion du CNRS et de l’INSA
• Maîtrise des techniques de la comptabilité générale et de la gestion financière
• Capacité à analyser les données comptables et financières courantes (volume des dépenses / recettes…)
• Capacité à évaluer les besoins de trésorerie
• Structurer et rédiger un document d’information technique et règlementaire
• Maîtrise des outils bureautiques (tableur, traitement de textes, base de données…)

Compétences comportementales :

• Rigueur, méthode, organisation, initiative, autonomie
• Capacité à hiérarchiser les tâches en tenant compte des échéances
• Qualités relationnelles
• Aptitude à travailler en équipe réduite.

Compétences linguistiques :

• Anglais : Connaître l’anglais, écrit et oral.