Assistant en gestion financière des conventions de recherche – Pôle Europe/International F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources

Présentation de la direction : La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) participe à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Présentation du service : Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche a pour mission de gérer financièrement l’ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 60 et 70 millions d’euros par an. Il est l’interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place et veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche.

Mission : L’Assistant en gestion financière des conventions de recherche Europe/International est chargé d'assurer la gestion et le suivi des dépenses liées aux projets de recherche de Sorbonne Université financés par des financeurs européennes – principalement la Commission Européenne – et internationaux, publics ou privés, gérés par la DR&I. Il assure, de manière autonome, le suivi des conventions complexes où le risque financier est accru. Il vient en appui du chef de pôle pour les tâches de contrôle et pilotage des activités du pôle.

Activités principales :

Suivi budgétaire

• Modéliser et attribuer les crédits budgétaires des contrats et conventions de recherche
• Réaliser et vérifier la répartition budgétaire pluriannuelle, des coûts directs et des overheads
  Ouvrir et suivre les crédits tout au long de la vie d’une convention et clôturer les crédits

Suivi de dépenses et recettes

• Valider les devis de recrutement, les demandes d’achat d’équipement
• Vérifier et valider les missions sur des contrats européens avant la transmission à l’AC
• Saisir les prestations interne des conventions
• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement auprès des financeurs, suivre les encaissements effectifs

Réalisation des justifications financières

• Réaliser les justifications financières selon les règles des financeurs tout en contrôlant l’éligibilité des dépenses, dans les délais imposés afin d’éviter les rejets des bilans
• Pour les contrats européens : récupérer les feuilles de temps des chercheurs et du personnel contractuel et calculer le nombre d’homme/mois ; contrôler et vérifier l’éligibilité des dépenses de déplacement, des achats de consommables ; calculer les coûts de personnel permanent pour les reportings ; saisir les coûts et rédiger le rapport en anglais sur le portail de la Commission Européenne
• Faire les reversements aux partenaires dans le cas où SU est le coordinateur d’un consortium
• Préparer les audits
   

Clôture des conventions

• S’assurer qu’il n’existe plus de flux en dépenses et en recette avant de clôturer la convention
• Faire des remboursements de trop-perçu auprès des financeurs
• Archiver les justificatifs et les conventions clôturées

 Et en général

• Réaliser les tâches relatives à la gestion ou au suivi des conventions et à la vie du bureau
• Etre l’interlocuteur des gestionnaires, responsables scientifiques et financeurs, sur toute question relative à la gestion financière des conventions
• Participer au pilotage du pôle Europe/International
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences

Outils spécifiques à l’activité : SIFAC, SAFIR

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique
• Connaissance de la gestion financière des projets européens et/ou internationaux
• Connaissance des règles financières des programmes cadre H2020 et Horizon Europe
• Connaissance du fonctionnement de Sorbonne Université et ses règles administratives et financières

Savoir-faire :

• L’expérience dans l’élaboration des rapports financiers pour des contrats de recherche
• Capacité de priorisation et de travailler avec des échéanciers serrés
• Maîtrise de l’environnement bureautique (Excel, Word, Outlook) et du logiciel SIFAC
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
• Être force de proposition des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Information et préparation des rapports à sa hiérarchie
• Maîtrise de la recherche, la vérification et le classement d’information
• Travaille en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité de prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Réactivité, notamment vis-à-vis des responsables scientifiques, gestionnaires de laboratoires et partenaires extérieurs et dans la gestion des délais
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Avoir l’esprit d’équipe, le sens du contact
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation