Assistant et gestionnaire Instituts/Initiatives F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la direction : La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) participe à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Présentation du service : Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche a pour mission de gérer financièrement l’ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 60 et 70 millions d’euros par an. Il est l’interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place et veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche.

Mission : 
Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d’accompagner les instituts et initiatives de l’Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

Activités principales :

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéants
• Assurer un suivi régulier des budgets en élaborant ou remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…
• Participer à l’élaboration des budgets annuels
• Gérer les commandes de ventes.

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe
• Assurer l’interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents.

Outils spécifiques à l’activité : Sifac, Smartdata, Lab&Co

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
• Capacité à comprendre les conventions pour s’adapter aux contraintes des financeurs

Savoir-faire :

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation