Gestionnaire administratif/ve et financier/ère PUI-ASU

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction : La Direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) participe à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Présentation du bureau : Le Département de la valorisation de la recherche est chargé de développer et de coordonner les relations entre Sorbonne Université et fondateurs du PUI-ASU et les acteurs socio-économiques. Il s'agit notamment de favoriser les transferts technologiques, la création d'entreprises, les recherches partenariales et les transferts d'expertises. Au sein de ce département, le bureau de la coordination de l’activité partenariale et de l’entrepreneuriat (B_CAPE) assure deux missions principales :

• Le soutien à l'innovation : le B_CAPE soutient l'émergence et le développement des projets d'innovation des facultés et du PUI-ASU. Il propose des programmes, des dispositifs et des outils d'accompagnement à l'innovation et à l'entrepreneuriat innovant.  Il participe au partage les bonnes pratiques avec les facultés et les membres du PUI-ASU.
• Le partenariat avec les entreprises : le B_CAPE développe, anime et soutient l'activité partenariale avec les entreprises, en appui aux facultés. Il propose des opportunités de partenariats entreprises, anime des partenariats économiques majeurs, développe des réseaux avec les acteurs du soutien à la recherche partenariale de l'écosystème, et soutient les facultés et les structures transversales dans leurs relations avec les entreprises.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, Paris 5eme

Mission : Sous l'autorité de la responsable du B_CAPE, vous serez responsable de l'organisation et du suivi administratif et financier des activités du bureau, ainsi que celles du directeur adjoint à la DR&I en charge de l’innovation et coordinateur du PUI-ASU, en lien avec les membres de la DR&I et les partenaires du pôle.

Activités principales :

• Organisation et logistique des événements et réunions du PUI-ASU
  • Planification, réservations de salles, visioconférences, lien avec les prestataires
  • Collecte et centralisation des informations
  • Gestion de l’agenda du coordinateur du PUI et de la responsable du bureau CAPE
• Suivi administratif et financier des projets financés par le PUI-ASU
  • Mise à jour et suivi des tableaux de bord
  • Tenue et mise à jour des espaces numériques de partage
  • Etablissement de documents contractuels ou financiers simples
  • Classement et archivage
• Relations avec les entreprises
  • Suivi des relations entre SU et les entreprises candidates du Studio de l'Innovation de l'ANRT
• Autres tâches administratives
  • Mise à jour du système d'information de suivi de la recherche contractuelle
  • Rédaction de relevés de décisions, courriers et courriels simples
  • Réalisation des opérations de gestion courantes : élaboration de bons de commande, services faits, suivi de factures
  • Gérer les ordres de missions des membres du B_CAPE

Cette liste non exhaustive des missions et activités peut évoluer en fonction de l’évolution de l’organisation ou des nécessités de service.

Encadrement : NON

Connaissances générales

• Connaissances de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissances des procédures administratives et financières
• Connaissances des outils numériques et logiciels de bureautique

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques administratives et de gestion
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Aisance avec les outils numériques
• Capacité d'organisation et de planification
• Maîtrise de la communication écrite et orale
• Expérience professionnelle dans un établissement d'enseignement supérieur et de la recherche publique

Savoir-être

• Aptitude au travail en équipe et à la collaboration
• Sens de la rigueur, de l'autonomie et de la responsabilité
• Capacité à rendre compte de son travail
• Réactivité, sens de l'initiative et de l'anticipation
• Discrétion professionnelle

Formation et développement professionnel :

La/Le gestionnaire administratif(e) bénéficiera d'une formation continue sur la gestion des dispositifs de soutien à l’innovation. Elle/Il aura également l'opportunité de progresser au sein du BCAPE ou de l'Université.