Gestionnaire administrative

Environnement et contexte de travail :

L’INSA Toulouse est une grande école d’ingénieurs publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse accueille près de 3300 étudiants sur un campus de 22 hectares, offre 8 spécialités de formation et emploie environ 750 personnels et 800 vacataires, engageant une masse salariale de près de 51 millions d’euros.

Missions et activités du poste

Le/ la gestionnaire administrative exerce ses activités sous l'autorité du directeur adjoint de la direction des études et de la formation.

Elle assure la mise en œuvre et le suivi de l'ensemble des procédures et actes relevant du domaine du pôle soutien à la formation de la direction des études et de la formation et plus particulièrement des stages.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative générale :

• Procéder au suivi administratif des stages des étudiants et des étudiantes de l'INSA Toulouse.
• Être en soutien sur les activités du pôle soutien formation (Modules d'ouverture, TOEIC, Implication citoyenne)
• Rédiger les procédures administratives et mises à jour de documents.
• Accueil du public (étudiants, étudiants étrangers).
• Suivi de boîtes mail partagées.
• Participe à la démarche qualité du service.

La gestion se fait via l'application stage de l'INSA Toulouse :

• Assurer les demandes et les questions des étudiants et des étudiantes via la boite mails stage.
• Gérer les validations administratives des demandes (1A, 2A, 3A, 4A et 5A).
• Gérer les demandes de validation des stages et des séjours antérieurs à l'arrivé à l'INSA.
• Gérer les dispenses de séjours à l'étranger.
• Gérer les étudiants et les étudiantes admis en 2A, 3A et 4A.
• Gérer la comptabilisation des stages et des séjours pour la diplomation.

La gestion des autres missions se fait en lien avec les collègues du pôle :

• Assurer les demandes et les questions des étudiants et des étudiantes via les boites mails partagées.
• Participer à la gestion des sessions TOEIC et TFI
• Participer à la gestion des modules d'ouvertures
• Participer à la gestion des implications citoyennes

Contrat

• CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : janvier 2025

• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoints techniques de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Informations complémentaires

• Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
• Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
• Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
• Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration

• Remboursement forfaitaire mensuel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé pour un montant de 15 € bruts
• Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
• Parking réservé INSA
• Accès aux services de restauration de l’INSA
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
• L’INSA Toulouse est pleinement engagé en faveur de l’égalité, de la diversité et de l’inclusion. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée de notre site à l’adresse https://www.insa-toulouse.fr/les-plus-rh/#egalite

Profil recherché

De formation initiale niveau BAC+2 ou supérieure, vous bénéficiez d’une expérience dans le domaine de la gestion administrative.

Reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre maîtrise des outils bureautiques.

Votre capacité d’adaptation et votre goût pour le travail collaboratif seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.

Compétences et connaissances attendues :

Compétences opérationnelles

• Maîtrise EXCEL, WORD, Outils bureautique, Outil collaboratif de communication Teams
• Anglais Ecrit, Parlé

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Confidentialité
• Respect des délais
• Gestion des aléas
• Collaboration avec les collègues
• Capacité d'adaptation, capacité de polyvalence
• Esprit d'initiative
• Réactivité, Sens relationnel
• Autonomie