Gestionnaire de scolarité H/F

Environnement et contexte de travail :

L’INSA Toulouse a le statut juridique d’Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP). L’INSA Toulouse est une école d’ingénieur publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et accueillant plus de 3200 étudiants, employant près de 700 personnels, 800 vacataires sur un campus de 22 hectares, 38 bâtiments d’une surface supérieure à 115.000 m² SHON.

La personne recrutée sera affectée au sein Département STPI qui est composé d’un directeur assisté d’une assistante de direction, de 5 Directeurs d’études (1ère année puis chacune des 4 pré-orientations) eux-mêmes assistés de 3 gestionnaires de scolarité. Le département STPI dispense ses enseignements pour les étudiants de 1ère, 2ème et 3ème année du cursus ingénieur INSA en formation initiale. Les enseignants et enseignants-chercheurs qui y interviennent sont rattachés aux Départements de spécialités.

La 1ère année compte 486 étudiants, répartis dans 18 groupes de TD (dont 4 groupes internationaux).

Mission 1 : Accueillir étudiants et enseignants de la 1ère année

Mission 2 : Gérer les emplois du temps

• Saisie dans ADE : créer les activités dans CASCADE et en parallèle dans ADE si besoin, placer les activités dans le Planning (et dans ADE prévisionnel pour les salles informatiques), réserver les salles, affecter les enseignants
• Gérer les modifications et informer étudiants et enseignants

Mission 3 : Gérer les listes d'étudiants en collaboration avec le Directeur d’Etudes et le service Scolarité et Vie Etudiante et Universitaire

• Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants (PAPRIKA)
• Tenir listes à jour (groupes, trombinoscopes, alias e-mail)
• Enregistrer absences justifiées

Mission 4 : Organiser les examens, gérer les notes

• Créer des feuilles d'émargement sur excel avec répartition des étudiants dans différentes salles
• Avec cellule handicap, organiser les secrétariats d'épreuves si besoin
• Collecter sujets d'examens, transmettre au service reprographie, remettre épreuves papier aux surveillants
• Après examens, réceptionner feuilles d'émargement et vérifier absences des étudiants
• Collecter notes auprès des enseignants, vérifier et intégrer dans CARVI
• Vérifier, établir et distribuer (ou expédier) relevés de notes et transcripts ECTS

Mission 5 : Organiser bilans pédagogiques à mi-année, les commissions préparatoires et le pré-jury de Juin en collaboration avec le DE

• Convoquer enseignants et étudiants
•  Réserver salles (ADE) et préparer feuilles d'émargement
•  Rédiger synthèse des remarques étudiantes après bilans pédagogiques
•  Assister au pré-jury de 1ère année et assurer la prise de notes
•  Mettre à jour sur CARVI les résultats définitifs à l'issue du jury

Mission 6 : Saisir heures d'enseignement dans PECHE

• Mensuellement, déverser les heures des vacataires dans PECHE via l'outil cascade
• En fin de semestre, établir, distribuer et collecter fiches de déclarations d'heures par matière
• Saisir heures dans PECHE

Type de contrat :

• Recrutement ouvert aux titulaires et aux contractuels
• CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : le plus tôt possible.

• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoints techniques, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30 / Congés annuels 51 jours.

Informations complémentaires :

• Dispositif d’accompagnement, de formation, performant et motivant 
• Possibilité de télétravail avec équipement informatique complet fourni par l’établissement et indemnisation.
• Forfait mobilité durable (covoiturage et vélo) ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%.
• Remboursement partiel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé (montant forfaitaire mensuel 15 € brut).
• Possibilité de prendre ses repas auprès d’un des services de restauration de l’INSA.
• Parking réservé INSA.
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles, sportives.)

Profil recherché :

• De formation bac / bac+2 dans le domaine de la gestion administrative.
• Une expérience validée dans le domaine de spécialité serait un atout supplémentaire.

Compétence et connaissances attendues :

Connaissances :

• Culture internet
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

• • Réactivité
  • Sens de l'organisation
  • Sens relationnel